Een gemeente verwerkt heel wat documenten. We staan er niet bij stil dat die ook goed bewaard moeten worden. We krijgen een unieke inzage in het archief van de gemeente Stekene.
Of beter: archieven, meervoud verduidelijkt Kimberley De Boey, deskundige Beleid en Organisatie: ‘Gemeentelijke documenten worden in het gemeentehuis in Stekene zo veel mogelijk per dienst gesorteerd en opgeslagen op 3 verschillende plaatsen: de kelder, de zolder en het financieel archief. Het OCMW heeft daarnaast nog een archief binnen het eigen gebouw. En alle oudere documenten, van vóór 1976, staan opgeslagen in Kemzeke, boven Ontmoetingscentrum d’Oude School. Enkele zeer oude documenten, tenslotte, worden in het Rijksarchief Gent bewaard.’
Goed beheer
‘Het goed beheren, bewaren en inzage bieden in deze documenten is een belangrijke taak van de gemeente’, vult burgemeester Stany De Rechter aan. ‘Dit hoort bij de openbaarheid van bestuur, waar sinds 1991 toch wel een hele evolutie heeft plaatsgevonden. Als beginnend gemeenteraadslid kon ik enkel onder heel strikte voorwaarden een verslag van het schepencollege inkijken. Nu is het veel eenvoudiger om stukken in te kijken.’
Kimberley: ‘Inderdaad. Om archiefstukken te raadplegen volstaat het om ons een formulier te bezorgen (zie link nvdr) waarin je aangeeft welk materiaal je wil bekijken. Wij maken dan een afspraak voor de effectieve raadpleging en zetten alle dozen met documenten klaar. Gemiddeld krijgen we een 20-tal puur archief-gerelateerde aanvragen per jaar.’
Stany: ‘Maar ook in het kader van bouwen en wonen wordt het archief geraadpleegd. Dit volume aanvragen ligt vele malen hoger. Denk aan een notaris die stedenbouwkundige inlichtingen opvraagt bij verkoop van onroerend goed. En je mag ook het werk van heemkundige kring d’Euzie niet onderschatten: zij verwerken en ontsluiten ons archief voor een breder publiek. Dit alles onderstreept het belang van een goede archiefwerking, waar de gemeente dan ook structureel in investeert.’
Digitaliseringstraject
Kimberley: ‘We houden ons archief continue up-to-date. Voor het archiveren van recentere digitale documenten rolt de gemeente een geleidelijk digitaliseringstraject uit. We tekenden in op het serieregister van de Vlaamse Overheid waar we gefaseerd bestuursdocumenten in beschrijven, zodat ze in de nabije toekomst kunnen worden bewaard in het E-depot. Voor het papieren archief werken we samen met professionele archivarissen van Dépot d’Histoires.’
‘Zij adviseren ons bij de selectie van documenten, het archiveren en herverpakken in speciale zuurvrije dozen … en bij het vernietigen van documenten waar nodig. In 2024 vernietigden we zo 4,48 tonarchiefdozen uit de zolderopslag. Dat was een hele belevenis, waarbij we met vele medewerkers in een menselijke ketting alle dozen via de trap naar beneden haalden. Die werden uiteindelijk vernietigd in een gespecialiseerd bedrijf in Kalmthout. En, ja, dat attest van vernietiging bewaren we ook in het archief (lacht).’
Stany: ‘Sommige archiefstukken hebben een bijzondere waarde en die koesteren we zeer. De mooi ingebonden boeken met verslagen van alle gemeenteraden, colleges, OCMW-raden en het vast bureau doorheen de tijd. Dit zijn tijdscapsules van het bestuur van Stekene. Het boek van Luc Dullaert, dat de geschiedenis van Stekene met veel foto’s illustreert. Luc was wijkinspecteur in Stekene, kwam met heel veel mensen in aanraking, en was een fervent verzamelaar van prentkaarten.’
Kimberley: ‘Ook de stukken over de 2 wereldoorlogen, rond de identificatie van oorlogsslachtoffers en de begraafplaatsen, vormen belangrijk erfgoed omdat het een tastbare herinnering is aan wat is gebeurd.’
‘Even’ wat informatie
‘Een memorabele anekdote uit onze archiefwerking was de aanvraag van Sylvia Verdurmen om ‘even wat informatie’ te bekijken uit het oude archief in Kemzeke. Voor haar opleiding tot gids was ze op zoek naar historische informatie over Stekene. ‘Even’ werd uiteindelijk verscheidene dagen, waarin vele dozen doorgespit werden naar verborgen verhalen. Sylvia is ondertussen afgestudeerd en geeft nu effectief rondleidingen in Stekene mét die verhalen. Een prachtig voorbeeld van hoe een archief tot leven kan komen.’
Link: https://www.stekene.be/thema/7400/archiveren
Quote:
‘Om archiefstukken te raadplegen volstaat het om ons een formulier te bezorgen waarin je aangeeft welk materiaal je wil bekijken.’
Kimberley De Boey
